Pimpinan dan peserta rapat

 

Tipe Pimpinan Rapat

Seorang pimpinan rapat yang baik hendaknya mengetahui tipe pimpinan rapat yang baik pula. Dengan demikian, ia dapat menjalankan rapat dengan baik dan menghasilkan kesimpulan atau keputusan yang baik pula. Pada dasarnya, ada tiga macam tipe pimpinan rapat. Tipe pimpinan rapat tersebut, yakni :

1. tipe otoriter

Dalam komunikasi yang dilakukan oleh pemimpin rapat tipe otoriter, komunikasi yang terjalin adalah komunikasi satu arah (one way traffic). Ini karena tipe pimpinan dalam memimpin rapat cenderung mau menang sendiri, dan lebih banyak menggunakan kekerasan dan paksaan.

2. tipe laissezfair

Komunikasi yang dilakukan oleh tipe pemimpin ini mengarah pada lalu lintas yang kurang lancar. Sebab, pimpinan rapat tidak mengendalikan jalannya rapat. Rapat yang dilakukan dibiarkan begitu saja sehingga berlarut -larut. Masing -masing peserta memiliki pendapatnya sendiri sehingga rapat tidak berakhir dengan kesimpulan atau keputusan sesuai yang diharapkan oleh seluruh peserta rapat.

3. tipe demokratis

Dalam rapat yang dipimpin oleh tipe ini, pimpinan banyak memberikan kesempatan pada para anggota rapat untuk memberikan ulasam pendapat dan saran -saran. Karenanya, lalu lintas komunikasi yang terjadi dapat dua arah (two way traffic).

Dari ketiga macam tipe pimpinan rapat yang ada di atas, ada dua tipe yang bisa digunakan, yakni tipe otoriter dan tipe demokratis. Tipe otoriter perlu digunakan ketika rapat yang diadakan mulai kacau. Tapi, ketika suasana jalannya rapat sudah lancar dan tertib, maka hendaknya pimpinan rapat bersikap demokratis.

Artinya, seorang pimpinan rapat yang baik hendaknya memiliki kombinasi sikap antara otoriter dan demokratis. Ia harus tahu persis kapan harus bersikap otoriter dan kapan harus bersikap demokratis. Dengan demikian, ia bisa tampak berwibawa dalam menjalankan rapat, tapi tidak mengurangi kesopanan dari anggota rapat.

Tipe Peserta Rapat

Selain ada tipe pimpinan rapat tersendiri, peserta rapat pun juga punya karakternya sendiri. Karenanya, penting pula untuk memahami tipe -tipe peserta rapat yang ada. Tipe -tipe peserta rapat, sebagai berikut:

a. tipe pemersatu

Ia adalah peserta rapat yang senang mengusahakan pesartuan, ketika terjadi bentrokan -bentrokan yang mengarah pada perpecahan. Rapat akan berlangsung lebih baik dan beruntung bila di dalamnya terdapat peserta tipe ini. Orang tipe pemersatu ini biasanya dituakan dan memiliki pengalaman yang baik.

b. tipe perantara

Tipe perantara ini hampir sama dengan tipe pemersatu. Hanya saja, titik berat kegiatannya adalah pada usaha-usaha untuk memperjelas pendapat -pendapat peserta lain yang kurang jelas. Tipe ini sangat cakap dalam menangkap arti yang diuraikan para peserta.

c. tipe pendengar

Tipe peserta rapat ini bisa dikatakan kurang bermanfaat dalam rapat. Sebab, ia tidak mempunyai sumbangan pikiran dan pendapat. Tipe peserta rapat ini cenderung kurang aktif. Ia hanya senang menjadi pendengar saja.

d. tipe pemberi semangat

Ketika rapat berjalan sudah sangat lama, namun belum juga ada hasilnya, maka biasanya ada kecenderungan rapat menjadi menjemukan dan loyo. Dalam suasana rapat yang seperti ini, maka tipe pemberi semangan akan tampil untuk memberikan dorongan dalam menyelesaikan tugas yang sedang dirapatkan.

e. tipe inisiatif

Tipe inisiatif ini akan muncul ketika terjadi rapat macet lantaran arahan yang kurang dipahami atau masalah yang kurang dimengerti. Dalam hal ini, tipe inisiatif akan tampil menjadi pemrakarsa di mana pembahasan harus dimulai.

f. tipe pemberi informasi

Tipe pemberi informasi ini sering disebut golongan “ensiklopedi” atau “kamus” karena mereka kaya akan pengetahuan atau informasi -informasi sehingga dapat menyumbangkan data yang sangat bermanfaat untuk memecahkan persoalan yang ada dalam rapat.

g. tipe penyerang

Tipe penyerang akan merasa sangat senang ketika harus menyerang atau mendebat peserta rapat lain, atau bahkan pemimpin rapat. Dalam rapat, serang menyerang teman diperkenankan. Tapi, hanya bila diperlukan saja dan juga harus tanpa emosi. Jangan sampai tetap menyerang argumentasi pihak lain, tanpa memandang apakah uraian yang diberikan betul atau salah.

Tipe -tipe peserta rapat yang ideal dan perlu dikembangkan, adalah tipe pemersatu, tipe perantara, tipe pemberi semangat, tipe inisiatif dan tipe pemberi informasi. Sedangkan tipe penyerang dan pendengar sebaiknya tidak dikembangkan. Yang terpenting, rapat dapat berjalan dengan lancar, menghasilkan keputusan yang baik, serta para peserta aktif dalam mengikuti jalannya rapat.